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  Kriterien für die Auswahl eines guten Immobilienverwaltungsbüros

 

Wenn Sie sich z.B.. eine Eigentumswohnung kaufen, werden Sie im Normalfall mit dem Thema der Auswahl einer Verwaltung nicht konfrontiert. Sie übernehmen die bestehende Verwaltung.

 

Planen Sie ihr neues Eigentum nicht selber zu nutzen, sondern zu vermieten, ist es ratsam, die Wohnung von einem professionellen Dienstleister verwalten zu lassen. Sie werden über rechtliche Grundlagen, Inkassoangelegenheiten, steuerlichen Aspekten und vieles mehr beraten und unterstützt.

 

Sollten Sie jedoch mit dem Thema konfrontiert werden, so wollen Sie bei der Auswahl der neuen Verwaltung sicher nichts falsch machen. Nur, nach welchen Kriterien soll man eine Verwaltung auswählen?

 

 

Wir geben ihnen hier ein paar Tipps, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten!

 

 

Firma

 

Hausverwaltungen gibt es in allen Größen und Rechtsformen. Ob Sie sich für ein EPU (Ein Personen Unternehmen), ein kleines Familienunternehmen oder eine große Kanzlei entscheiden, hängt von Ihrem persönlichen Befinden ab. Große Unternehmen erwecken den Eindruck, sehr erfolgreich zu sein, haben meist mehrere Teams, die sich um die Häuser kümmern und sollten in der Regel auch Anfragen schnell beantworten. Kleinere Verwaltungen oder Familienunternehmen haben dafür sicher kürzere interne Kommunikationswege und eine persönlichere Betreuung. Bei den professionellen Verwaltern ist die Rechtsform in der Regel die GmbH, KEG oder AG. Kleinere Verwalter beginnen oft als Personenfirma oder eingetragene Unternehmen (e.U.).

 

Vom Verwalter sollten vorab mindestens folgende Unterlagen verlangt werden:

  • Aufrechte Gewerbeberechtigung
  • Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für mindestens 100.000 Euro (Selbstbehalt max 5%)

Beispielfragen:

  • Üben Sie die Verwaltung haupt- oder nebenberuflich aus?
  • Welche Rechtsform hat das Unternehmen?
  • Wo ist der Stammsitz und wo der zuständige Sitz des Unternehmens?
  • Welche Unterabteilungen (kaufmännisch - rechtlich - technisch) hat das Unternehmen?
  • Ist das Unternehmen an anderen Verwaltungsunternehmen, Wohnungsunternehmen oder Bauträgerunternehmen beteiligt?
  • Oder diese an Ihnen?
  • Wird außer der Verwaltung von Wohnungseigentum noch Miethausverwaltung, Maklertätigkeit oder Bauträgertätigkeit ausgeübt?
  • Wie ist das Unternehmen entstanden?
  • Was für zusätzliche, über die 'normale' Hausverwaltertätigkeit hinausgehenden Dienstleistungen und Erfahrungen, haben sie zu bieten?

 

Büro

Ein Büro in der Nähe (sehr relativ – 1h Wegzeit sollte kein Problem darstellen) des Verwaltungsobjektes ist vorteilhaft. Das Büro sollte zu den üblichen Zeiten geöffnet und erreichbar sein, bzw. außerhalb dieser Zeit über eine Notfallnummer verfügen.

 

Beispielfragen:

  • Unter welcher Anschrift und Rufnummer ist das zuständige Verwalterbüro erreichbar?
  • Ist das Büro ständig besetzt?
  • Liegen feste Bürozeiten vor und welche?
  • Hat der Verwalter eine Email-Adresse und eine Internetpräsenz?
  • Können die Eigentümer bestimmte Dokumente im Internet einsehen?

 

Ausbildung/Fortbildung 

Auch wenn theoretisch eine Selbstverwaltung erlaubt ist, so empfehlen wir, die Verwaltung von Profis vornehmen zu lassen. Diese sind speziell ausgebildet und bilden sich auch regelmäßig fort. Ein Immobilienverwalter sollte eine aufrechte Gewerbeberechtigung als Immobilienverwalter/Immobilientreuhänder haben, Mitglied beim Ehrenschiedsgericht der jeweiligen Fachgruppe der Immobilien- und Vermögenstreuhänder (WK) sein und den Nachweis der gesetzlich vorgeschriebenen Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für mindestens 100.000 Euro (Selbstbehalt max. 5%) erbringen. Empfohlen werden höhere Deckungssummen (bis zu 1. Mio) (siehe Vereine: ÖVI Exzendentenhaftung also 3-Fache Versicherungshöhe)

Da die Fortbildungen in der Regel mit Zertifikaten versehen sind, kann vom Verwalter die Vorlage solcher Bescheinigungen erwartet werden.

 

Beispielfragen:

  • Was ist der erlernte Beruf?
  • Ausgeübter Beruf?
  • Praxis und Vorerfahrungen?
  • Welchen Befähigungs- und Qualifikationsnachweis haben Sie (kaufmännisch - rechtlich - technisch - bisherige Verwaltertätigkeit - Qualifikationsdiplom)?
  • Welche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten nehmen Sie für den Tätigkeitsbereich des Verwalters wahr

 

Verband

Eine Zugehörigkeit zu einer Interessensvertretung (z.B.: OVI) kann von großem Vorteil für die WEG sein. Durch das laufende (verbandsabhängig vorgeschriebene) Fortbildungsangebot kommt es zu einem regen Informations- und Wissensaustausch bei den Mitgliedern. Lassen Sie sich von der Verwaltung die aktuelle Mitgliedsurkunde zeigen.

 

Referenzen

Referenzen sind immer gut, aber Sie wollen sicher auch nicht, dass die Unterlagen ihres Hauses anderen WEGs vorgelegt werden. Daher lassen Sie sich vom Verwalter eine Beispielsabrechnung vorlegen.

 

Beispielfragen:

Verwalten Sie noch andere Wohnungseigentumsobjekte und können Sie Referenzen aus diesem Bereich nachweisen?

 

Zusammenarbeit

Von Interesse kann es auch sein, mit welchen Partnern die Hausverwaltung zusammenarbeitet. Gibt es eine Rechtsvertretung, die auf Immobilienrecht spezialisiert ist? (Wie kurz sind hier Wege (im Sinne, wie lange warten Anliegen auf ihre Bearbeitung)? Oft haben Verwaltungen eigene Juristen oder stehen zu RA Kanzleien in engem Verhältnis und sind dadurch schneller in der Bearbeitung von Rechtsfragen. Gibt es eine Baufirma, mit der bereits zufriedenstellend gearbeitet wurde oder wird immer neu ausgeschrieben? Beides hat Vor- und Nachteile. Eine enge Zusammenarbeit mit einer Firma kann Kostenvorteile und Zeitersparnis für die WEG bringen. Empfehlenswert ist es, zumindest 2 Kostenvoranschläge von der HV einzuholen. Bei größeren Bauvorhaben müssen von der HV mindestens 3 Kostenvoranschläge eingeholt werden.

 

Verwaltungsvertrag

Verwalterverträge können grundsätzlich frei ausgehandelt werden. Vergleichen Sie hierbei nicht nur den Basis Verwaltungspreis, sondern auch das darin enthaltene Angebot bzw. die Preise für kostenpflichtige Zusatzleistungen. 

 

Beispielfragen:

  • Welcher Stundenlohnsatz wird für Zeithonorare in Ansatz gebracht?
  • Welche Vergütung fordert der Verwalter für seine Leistung?
  • Fälligkeit der Verwaltergebühr? (in Österreich grundsätzlich der 1. im Monat)
  • Welche Aufgaben übernimmt der Verwalter bei der Instandhaltung und Instandsetzung?
  • Führt der Verwalter periodische oder aperiodische Objektbegehungen zur Mängelfeststellung durch?
  • Wie oft kommen Sie oder einer ihrer Mitarbeiter ins Haus?
  • Bei welchen Geldinstituten unterhält der Verwalter die Konten für die einzelnen Eigentümergemeinschaften und die lnstandhaltungsrückstellungen?
  • Arbeiten Sie mit Anderkonten oder Sammelkonten?

 

 Allgemeines

Oft werden zu Eigentümerversammlungen 3 Verwaltungen eingeladen, um sich vorzustellen. Da die wenigsten Eigentümer sich aber mit diesem Thema intensiv auseinander setzen, weiß man natürlich auch nicht, welche Verwaltung aus der Fülle der Verwalter eingeladen werden soll. Kennt nun ein Eigentümer eine Verwaltung, so wird diese meist auf Wunsch dieses Eigentümers eingeladen. Diesbezüglich sollten sich aber die anderen Eigentümer die Frage stellen, welches Naheverhältnis hier wirklich besteht. Oft hat ein Eigentümer so viele Anteile, dass er in der Abstimmung einen großen Einfluss nehmen kann und falls zufällig dieser auch noch in weiteren Häusern Eigentümer ist und dort dieselbe Verwaltung tätig ist, wird sich diese vielleicht nur schwer gegen diesen Eigentümer stellen.

 

Zusammenfassung

Für die Auswahl des Verwalters müssen sich die Eigentümer im Vorfeld der Wahl auch für die Kurzvorstellung eines Verwalters ausreichend Zeit nehmen. Stellen Sie alle ihnen wichtig erscheinenden Fragen, auch wenn Sie sich scheinbar vor den Miteigentümern als ahnungslos „darstellen“. Das muss egal sein, denn wer nicht fragt, der nichts erfahrt!!

 

 

 

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